A importância de acompanhar o processo de Análise de Falhas

Realizar análise de falhas e não acompanhar sistematicamente promove perda de tempo e muitas vezes o resultado não é o que se espera.

Os times industriais sempre possuem suas listas dos equipamentos que mais falham, pelo menos mentalmente. Sempre há o equipamento que quando quebra, pensamos: de novo! Em algum momento, entre os frequentes eventos indesejados, os envolvidos reúnem-se para realizar uma análise de falhas. Neste encontro relatam os acontecimentos, escutam os envolvidos e partem em busca de uma solução definitiva. Com sorte encontram dados históricos e relatórios de análises feitas no decorrer dos eventos de “quebra-conserta” passados. Possivelmente deparam-se com relatórios do tipo “a peça foi substituída e o equipamento voltou a funcionar”.  Se esta situação lhe soa familiar, temos algumas sugestões, uma delas é fundamental e se chama acompanhamento.

Análise de falhas é um processo evolutivo

Começa com uma boa intenção de alguém incomodado com a situação. Alguém que acredita que se os eventos e soluções estivessem quantificados seria mais fácil eliminar a recorrência dos problemas. Os esforços estariam concentrados no que é mais crítico e estratégico, ao invés de espalhados em diversas ações independentes.

Precisa de alinhamento

O próximo passo é ter um acordo com o time, ou mesmo um procedimento, que defina o que analisar. Chamamos  isso de definição de gatilhos. Em resumo, gatilho é o evento que fará com que você pare e pense um pouco mais sobre o problema. Ter uma boa definição de gatilho é muito importante. Vamos abordar este tema no post da próxima semana.

Registrar é fundamental

Agora que temos um alinhamento com a equipe, começamos a medir os eventos com o registro das falhas em algum lugar (que pode ser desde um formulário padrão, uma planilha ou até um sistema profissional dedicado). Foi J. Juran que cunhou a frase “Quem não mede não gerencia. Quem não gerencia não melhora”. Vamos começar a medir quantas vezes os gatilhos foram disparados.

Caso seus registros não estejam ocorrendo, avalie o motivo. Pode ser falta de disciplina, mas também pode ser porque tudo ficou muito burocrático. No primeiro caso há correlação com a importância que o chefe dá à tarefa, mais ou menos como a desculpa: “para que registrar se ninguém se importa com isso?”. Bem, por isso que estamos falando em acompanhamento. Com relação à burocracia, busque soluções que sejam simples, completamente seguras, com custo adequado e que ainda por cima lhe garantam que seu histórico nunca mais vai desaparecer.

Ao longo do tempo a base de registros ficará robusta e é possível perceber se os eventos estão diminuindo. E é aqui que precisamos de atenção! Mesmo que esteja tendo sucesso na eliminação das falhas, se não houver acompanhamento dos indicadores, o processo retrocede. A atualização da base de dados começa a reduzir e acaba ficando apenas um pouco mais elaborada que aquela existente no ERP e/ou no software de manutenção.

Tipicamente, ferramentas que gerenciam muitos processos da empresa não são desenvolvidas para analisar falhas. O foco geralmente está nos processos administrativos e custeio da operação. Quando buscamos informações nelas, encontramos aqueles dados incompletos que falamos acima.

O acompanhamento dá significado ao processo

Sem acompanhamento, o registro dos problemas e sua análise começa a perder profundidade. Começamos a encontrar as mesmas informações inseridas nas Ordens de Serviço, às vezes com as mesmas palavras (Ctrl+C/Ctrl+V).

O destino do processo de Análise de Falhas será sucumbir como uma atividade complexa e chata, com resultados pouco evidentes e conclusões questionáveis.

Escolha indicadores simples

Manter alguns indicadores sob o olhar frequente é a melhor forma de mostrar que a gestão apoia a implantação de uma cultura analítica. Esta prática mostra que a liderança está comprometida com o sucesso do processo e com a melhoria contínua. Logicamente, acompanhar consome uma certa energia das pessoas envolvidas, portanto não complique as coisas. Sugiro começar com o número de registros por mês e entender o volume de problemas que está tendo. O próximo pode ser um pareto dos problemas, ele te ajudará a entender o que resolver primeiro. Se você classificar as análises quanto a sua conclusão, pode entender se o seu gatilho não está muito abrangente (muitas análises pendentes pode indicar sobrecarga do time). Outro indicador muito bom é a frequência com que os problemas ocorrem, com ele você pode ver a eficácia dos seus esforços ao longo do tempo. Por sorte existem ferramentas de mercado que geram tudo isto automaticamente, como os exemplos da figura 1.

Acompanhe o processo de analise de falhas com indicadores simples
Figura 1: indicadores para acompanhamento das análises de falhas. Fonte: telios.eng.br (2017).

Com os indicadores gerenciados, fica mais simples de entender quando um processo de análise de falhas não está correto. Conforme o post Do círculo vicioso dos problemas à espiral virtuosa das solução em 8 passos, podemos seguir esta sequência para atingir resultados positivos e crescentes: (1) identificação do problema, (2) ação corretiva para contenção do sintoma, (3) definir a equipe multidisciplinar, (4) identificar a causa raiz do problema, (5) criar o plano de ação, (6) execução das ações, (7) verificação da eficácia e (8) análise de encerramento. Percebam que o acompanhamento está claro nos passos (7) e (8).

 

Mas não adianta fazer um trabalho excelente identificando a causa raiz de um evento indesejado sem implementar as ações criadas

 

Para facilitar, vamos novamente as listas de tarefas. Tenha uma tabela com filtros por responsável. Ela lhe ajudará a entender o que está pendente. A listagem precisa identificar também quando está prevista a conclusão (figura 2). Recomendamos o padrão 5W2H, que ainda acrescenta as informações de como deve ser feita a ação, porque deve ser realizado, onde implementar e quanto custará.

Análise de falhas não é completa sem acompanhamento dos planos de ações
Figura 2: gestão dos planos de ações 5W2H com priorização GUT. Fonte: telios.eng.br (2017)

Ainda precisa de motivos para iniciar ou avançar com suas Análises de Falhas? Confira aqui o nosso artigo Os 4 níveis dos benefícios da análise de problemas.

Esperamos que com estas dicas consiga atingir resultados excepcionais. Sucesso!

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